Privacy verklaring

Privacy Statement Nedflex

Nedflex Holding B.V. hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers en zelfstandigen. Nedflex Holding B.V. heeft daarom dit privacy statement opgesteld. Nedflex Holding B.V. behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met dit privacy statement geeft Nedflex Holding B.V. u inzicht in de manier waarop Nedflex Holding B.V. in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met uw persoonsgegevens omgaat.

Wie is Nedflex?

Nedflex is een specialist op het gebied van Payrolling, Backoffice en Uitzenden. Nedflex verzorgt de backoffice voor tientallen uitzendondernemingen in het hele land en heeft tevens een handvol franchise vestigingen. Nedflex voert haar bedrijfsactiviteiten uit vanuit het hoofdkantoor in de Goorn, Noord-Holland. Onder de Nedflex Holding vallen de volgende entiteiten, te weten: Nedflex Payrolling B.V., Nedflex Uitzendbureau B.V., Nedflex B.V., Nedflex HL Detachering B.V., Nedflex AK Detachering B.V. en de dochtermaatschappij Individu Consultants B.V.

Nedflex is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Zij heeft daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.

Welke gegevens verwerkt Nedflex van bezoekers van onze website?

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelt de website middels cookies automatisch informatie over de (apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om informatie over het apparaat waarmee u de website bezoekt:

  • het IP-adres van uw apparaat en het IP-adres van uw Internet Service Provider
  • het besturingssysteem dat u gebruikt
  • de datum en tijd van uw bezoek
  • het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt
  • de door u bezochte pagina’s en de informatie die u heeft bekeken op de website
  • de geo locatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt naar en downloadt van de website.

Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.

Cookies

Cookies zijn kleine stukjes informatie die op uw computer worden opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website worden deze kleine stukjes informatie herkend; dit maakt uw bezoek eenvoudiger.
Nedflex maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Zo zijn wij in staat om te bekijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Zodoende kunnen wij onze website beter aanpassen op de gebruiksvoorkeuren van onze bezoekers.
Er wordt gebruik gemaakt van verschillende soorten cookies, dit zijn:

Analytische cookies:

Deze cookies worden gebruikt om bijvoorbeeld bezoekersstatistieken bij te houden. Zo krijgt Nedflex beter inzicht in het functioneren van de website. Analytische cookies hebben nauwelijks gevolgen voor de privacy.

Functionele cookies:

Functionele cookies zijn nodig om een dienst of webshop te laten functioneren. Deze cookies worden gebruikt om bepaalde gebruikers- en voorkeursinstellingen te bewaren, eventuele inloggegevens op te slaan en om het gebruik van de website te vergemakkelijken en te optimaliseren.

Social media cookies:

Informatie op de website kan worden gedeeld via social media, zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Er zijn hiervoor speciale buttons toegevoegd op de website. De buttons werken echter alleen als de betreffende social media partijen een website-overschrijdende cookie kunnen plaatsen. Door op een social media button te klikken, wordt u doorgeleid naar de website van de desbetreffende social media partij. Voor het gebruik van de cookies van de social media partijen verwijzen wij u door naar de informatie die te vinden is op de websites van deze social media partijen.

Momenteel maakt Nedflex alleen gebruik van analytische- en functionele cookies.

Wat zijn persoonsgegevens?

De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Meer informatie over de definitie van persoonsgegevens is te vinden in art.4 van de AVG.

Voorbeelden van persoonsgegevens

Er zijn vele persoonsgegevens; voorbeelden zijn uw naam, adres en woonplaats. Daarnaast zijn er ook bijzondere persoonsgegevens, dit zijn bijvoorbeeld gegevens over uw ras, godsdienst of gezondheid. Deze gegevens worden extra beschermd door de wetgever. Ook het Burgerservicenummer (BSN) is een bijzonder persoonsgegeven, omdat het tot een uniek persoon herleidbaar is.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

In de volgende gevallen is het ons toegestaan uw gegevens te bewaren en verwerken:

  • Als u Nedflex toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één (of meer) specifieke doeleinde(n).
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
  • Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Nedflex rust.
  • Als de verwerking noodzakelijk is om uw of andermans vitale belangen te beschermen.
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Nedflex is opgedragen.
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Nedflex of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw persoonsgegevens, zwaarder wegen dan de gerechtvaardigde belangen.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan u aangeboden HR-diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen; waaronder uitzenden, detacheren, bemiddelen, payroll, salarisadministratie, personeelsmanagement, persoonlijke ontwikkeling & inzetbaarheid en werving & selectie.

Nedflex gebruikt uw gegevens voor onderstaande doeleinden:

  • Bij elkaar brengen van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt.
  • U op de hoogte brengen van interessante aanbiedingen van producten en diensten van Nedflex en derden.
  • Gewerkte uren registreren en verwerken in ons salarissysteem.
  • Uw geschiktheid en beschikbaarheid beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.
  • U benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in).
  • Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aangaan en onderhouden en hiervoor de relevante administratie uitvoeren.
  • Onze re-integratieverplichtingen nakomen en voldoen aan het (vanuit de overheid opgelegde) doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
  • Een opdracht bij de opdrachtgever kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever onderhouden en nakomen.
  • Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens verwerken in het kader van een pre-employment screening.
  • Het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, onder andere door training, opleiding en testen.
  • Managementdoeleinden; waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
  • Kwaliteitsdoeleinden, zoals certificering.
  • Het aanvragen van subsidies, premiekortingen en dergelijke.
  • Naleving van wet- en regelgeving, waaronder, maar niet beperkt tot, identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving als we een werknemers-, personeels- of bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

Nedflex kan de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken als u werkzoekende, kandidaat, gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer, zelfstandig ondernemer en/of zakelijke relatie bent van Nedflex. Het is uw eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de door u aangedragen persoonlijke gegevens juist en up-to-date zijn.

Werkzoekende of kandidaat

Als werkzoekende of kandidaat kan Nedflex de volgende gegevens verwerken:

  • NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
  • Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
  • Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties, getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring;
  • Andere content waarmee u zichzelf, op vrijwillige basis, voorstelt (video, foto);
  • Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge, of noodzakelijk is met het oog op, de toepassing van de wet.

Gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer en zelfstandig ondernemer

Indien u voor Nedflex of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt, kan Nedflex onderstaande gegevens verwerken:

  • NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bank- en/of girorekeningnummer en andere contactgegevens;
  • Geboortegegevens, leeftijd en geslacht;
  • Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
  • Nationaliteit, BSN, identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs) en een eventuele werkvergunning;
  • Gegevens in het kader van een pre-employment screening;
  • Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties, getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring;
  • Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
  • Andere content waarmee u zichzelf, op vrijwillige basis, voorstelt (video, foto);

Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge, of noodzakelijk is met het oog op, de toepassing van de wet.

Ziekteverzuim en gezondheidsgegevens

Ook gegevens over ziekte zijn beschermd. Indien u als uitzendkracht ziek bent, gelden er op basis van de AVG regels met betrekking tot het verwerken van deze gegevens omtrent de ziekte. Alleen onderstaande gegevens worden door Nedflex geregistreerd bij ziekte van een uitzendkracht:

  • Het telefoonnummer en (verpleeg) adres, zolang de ziekte daaruit niet herleidbaar is;
  • De vermoedelijke duur van het verzuim;
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • Of er sprake is van een verkeersongeval met verhaalsmogelijkheid;
  • Alleen in beperkte situaties: of aanpassingen in het kader van re-integratie aangeboden kunnen worden;
  • Bewaarplicht regeling eigenrisicodrager ZiekteWet (ZW) Medisch dossier van een werknemer: tien jaar.

Alle overige gegevens mogen niet verzameld of verwerkt worden door Nedflex. Deze gegevens zijn niet noodzakelijk voor de loondoorbetaling of re-integratie. Indien de uitzendkracht vrijwillig meer informatie geeft zal Nedflex deze gegevens te nimmer vastleggen. In verband met het medisch beroepsgeheim is het niet toegestaan dat de bedrijfsarts Nedflex zal inlichten. De bedrijfsarts mag deze gegevens dus niet aan Nedflex overleggen.

Loonbeslag

Binnen Nedflex wordt zorgvuldig omgegaan met een loonbeslag. Indien een uitzendkracht een loonbeslag heeft dan zal Nedflex alleen de gegevens omtrent het loonbeslag verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de salarisadministratie en uitvoer van het loonbeslag. Uitsluitend medewerkers die zich bezighouden met het verwerken van het loonbeslag hebben toegang tot de gegevens over het loonbeslag.

Derden

Nedflex kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van Nedflex, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens Nedflex diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”.

  1. Uw rechten

Wij hechten er waarde aan dat u makkelijk gebruik kan maken van uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruik wenst te maken van een van de u toekomende en hieronder benoemde rechten kunt u, zoals onderstaand wordt omschreven, contact met ons opnemen.

Inzage en/of wijzigen gegevens

U kunt ons op elk gewenst moment via jz@nedflex.nl, dan wel per brief gericht aan Nedflex op het adres Schoffel 2, 1648GG te De Goorn, verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.

Daarnaast kunt u op elk gewenst moment contact met ons opnemen om uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van u hebben verstrekt, zullen wij dit rectificeren.

Uiteraard kunt u via E-uur, onze online Flexportal, zelf uw gegevens gedeeltelijk aanvullen, verbeteren of verwijderen.

Wanneer wij uw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd, stellen wij u hiervan op de hoogte.

Verwerking van uw gegevens beperken

Wanneer u het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van u bewaren, kunt u een verzoek indienen om tijdelijk de verwerking van uw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verspreiden van uw gegevens tot deze naar uw mening weer op orde zijn. U kunt op elk gewenst moment een verzoek tot een verwerkingsbeperking indienen via jz@nedflex.nl, dan wel per brief gericht aan Nedflex, Schoffel 2, 1648 GG te De Goorn.

Wanneer wij verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken, stellen wij u hiervan op de hoogte.

Recht om gegevens over te dragen

U kunt de persoonsgegevens die wij over u bewaren in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm opvragen via jz@nedflex.nl, dan wel per brief gericht aan Nedflex, Schoffel 2, 1648 GG te De Goorn. U bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derden.

Recht om vergeten te worden

Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kunt u een verzoek indienen van verwijdering van al uw persoonlijke gegevens. U kunt ons op elk gewenst moment via jz@nedflex.nl, dan wel per brief op het postadres Schoffel 2, 1648 GG De Goorn, verzoeken al uw gegevens te verwijderen.

U kunt daarnaast uw eventueel verleende toestemming om uw gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking staken van de persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Procedure, responstermijn en kosten

Wij proberen uw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, te behandelen. Wij zijn verplicht uw identiteit te controleren voordat aan uw verzoeken kan worden voldaan. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of u anders verzoekt.

Voor de behandeling van uw voornoemde verzoeken brengen wij u in beginsel geen kosten in rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien u bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.

  1. Functionaris gegevensbescherming

Nedflex heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de privacy regels. De contactgegevens van deze functionaris zijn:

Mevr. M.S. de Wit
jz@nedlfex.nl

Beveiliging

Nedflex doet haar uiterste best om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking, verspreiding en verlies. Hiervoor zijn de volgende maatregelen getroffen:

  • Er wordt gewerkt met een beveiligde verbinding;
  • Er wordt gewerkt met een beveiligd systeem dat slechts toegankelijk is voor medewerkers van Nedflex door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze gebruikersnaam en het wachtwoord zijn gekoppeld aan de specifieke medewerker;
  • ISO-normeringen en certificaten.

Bewaartermijn

Nedflex bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Nedflex, dan kunt u per e-mail of schriftelijk contact met ons opnemen via jz@nedflex.nl of Schoffel 2, 1648 GG de Goorn.

Indien u het niet eens bent met het gebruik van uw persoonsgegevens door Nedflex, kunt u eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Is er sprake van (een vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden aan onze functionaris gegevensbescherming via jz@nedflex.nl, t.a.v. M.S. de Wit.

Wijzigingen

Nedflex behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Nedflex en een betrokkene.

Overige bepalingen

Op de bepalingen uit dit privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.